Triết lý 5S và tư tưởng Kaizen trong văn hóa Nhật Bản

5S là chữ cái đầu của các từ theo tiếng Nhật là: "Seri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" và "Shitsuke". Theo tiếng Việt là: "sàng lọc", "sắp xếp", "sạch sẽ", săn sóc" và "sẵn sàng". Theo tiếng Anh là: "Sort", "Set in order", "Standardize", "Sustaint" và "Self-discipline"  Seri (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Seiton (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Seiso (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Seiketsu (Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện các bước ở trên: Sàng lọc, Sắp xếp, sạch sẽ. Shitsuke (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Việc ứng dụng 5S là liên tục để có thể thu được những hiệu quả đáng kể. Trong tiếng Nhật Kaizen có nghĩa là cả tiến mà không cần những chi phí lớn, đó là những cải tiến hàng ngày được thực hiện liên tục và đòi hỏi ý thức tham gia của mọi thành viên trong doanh nghiệp từ lãnh đạo cho tới nhân viên cấp thấp nhất. Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó. Thông thường, có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty: Cách tiếp cận từng bước – Kaizen và cách tiếp cận mang tính đột phá – Đổi mới. Trên hực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý, ít tốn kém và nó giúp nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Kaizen là sự thành công lớn từ những cải tiến nhỏ.

Việc áp dụng Kaizen kết hợp các công cụ khác như 5S, TQM sẽ đem lại hiệu quả to lớn giúp các doanh nghiệp đứng vững và tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh tế toàn cầu. Để ứng dụng Kaizen vào thực tế, Kaizen không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, doanh nghiệp chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như công cụ kiểm soát chất lượng, hệ thống kiểm tra, kiểm soát thời hạn, quản lý năng suất tổng hợp, kỹ thuật công nghiệp…Trong đó, 7 công cụ kiểm soát chất lượng là những ứng dụng cơ bản giúp đánh giá và thực hiện tốt Kaizen, là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, chúng bao gồm: phương pháp thu thập và phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát . Triết lý 5S đã nêu ở trên cũng là những quy tắc và kỷ luật cơ vản để quản lý hiệu quả công việc, là cách thức để duy trì công việc một cách có trật tự, có vai trò trong việc kiểm tra và đóng góp sự cải tiến.